Bù trừ công nợ và hạch toán bù trừ công nợ là một khái niệm khá quen thuộc. Tuy nhiên còn khá nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ về bù trừ công nợ dẫn đến việc lúng túng trong việc hạch toán bù trừ công nợ.
Ở bài viết này Giải Đáp Kế Toán sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về bù trừ công nợ và cách hạch toán cũng như cách viết hóa đơn bù trừ công nợ.
»»» Học Kế Toán Online Ở Đâu Hiệu Quả Tốt Nhất
1. Bù trừ công nợ là gì?
Bù trừ công nợ hay cấn trừ công nợ là một loại giao dịch, hoạt động mua bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa các đơn vị với nhau. Khi đó những đơn vị này sẽ đóng vai trò vừa là người mua vừa là người bán.
Trong suốt quá trình hợp tác, nếu như có những phát sinh giao dịch thì hai bên phải tạo biên bản để bù trừ công nợ.
2. Nguyên tắc bù trừ công nợ
Đối với đơn vị vừa là khách hàng, vừa là bên cung cấp sản phẩm thì họ sẽ vừa có công nợ phải thu và vừa có công nợ phải trả. Để bù trừ công nợ, kế toán viên cần:
- Xác định các loại chứng từ công nợ của đối tượng (công nợ phải thu, công nợ phải trả)
- Tiến hành bù trừ giữa công nợ phải thu và công nợ phải trả
- Cập nhật công việc bù trừ công nợ vào sổ theo dõi.
Hàng tháng, các đơn vị sẽ cần kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ mua hàng của các đơn vị thành viên cần đối chiếu công nợ, lập biên bản đối chiếu công nợ để trừ cho nhau bao gồm: Số dư đầu kỳ, phát sinh có trong tháng, tổng tiền trong tháng.
Nếu có sai sót giữa hai bên, kế toán viên cần đối chiếu công nợ lại một lần nữa để làm rõ nguyên nhân. Nếu lỗi đến từ bên B và liên quan đến số lượng hàng hóa thì bên A sẽ được quyền hủy biên bản đối chiếu công nợ. Bên B sẽ tiến hành làm lại bản đối chiếu.
3. Quy định về bù trừ công nợ
a. Quy định về thuế Giá trị gia tăng:
Tại khoản 10 điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định:
“4. Các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác để khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm:
a) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản bù trừ công nợ của ba (3) bên làm căn cứ khấu trừ thuế.
b) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua người thứ ba mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang tài khoản của bên đi vay đối với khoản vay bằng tiền bao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với khoản tiền mà người bán hỗ trợ cho người mua, hoặc nhờ người mua chi hộ.”
b. Quy định về thuế Thu nhập doanh nghiệp
Tại khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định:
“2. Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC như sau:
“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”
4. Hạch toán bù trừ công nợ
Để hạch toán bù trừ công nợ, trước hết kế toán viên cần hạch toán các bút toán khi bán hàng, khi mua hàng.
Cụ thể:
a. Khi bán hàng
– Ghi nhận doanh thu
Nợ TK Phải thu của khách hàng
Có TK Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK Thuế giá trị gia tăng phải nộp
– Gia nhận giá vốn bán hàng
Nợ TK Giá vốn hàng bán
Có TK thành phẩm, hàng hóa
b. Khi mua hàng
Nợ TK Nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hóa;…
Nợ TK thuế GTGT được khấu trừ
Có TK phải trả cho người bán
c. Hạch toán bù trừ công nợ
Nợ TK Phải trả cho người bán
Có TK Phải thu của khách hàng
d. Cách xử lý phần công nợ chênh lệch
Sau khi bù trừ công nợ nếu:
– Doanh nghiệp còn khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp:
Nợ TK Phải trả cho người bán
Có TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
– Doanh nghiệp còn khoản phải thu của khách hàng:
Nợ TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Có TK phải thu của khách hàng
5. Mẫu biên bản bù trừ công nợ
| CÔNG TY …
Số: … (V/v cấn trừ công nợ ) |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc Hà Nội, ngày…. |
BIÊN BẢN BÙ TRỪ CÔNG NỢ
– Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa.
– Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên.
Hôm nay, ngày….
Tại văn phòng Công ty ….., địa chỉ:… chúng tôi gồm có:
1. Bên A (Bên mua): ………………………
– Địa chỉ : …………………..
– Điện thoại : Fax:
– Đại diện : Chức vụ:
2. Bên B (Bên bán):……………..
– Địa chỉ : ………………..
– Điện thoại : ……. Fax:
– Đại diện : ….. Chức vụ:…
Sau khi bàn bạc cả 2 bên bên cùng thống nhất và thỏa thuận một số nội dung sau:
Tính đến T10/2015 Bên A Còn nợ tiền Bên B: là:…….
Hai bên đồng ý cấn trừ khoản nợ trên vào tiền nợ ….
– Sau khi cấn trừ khoản công nợ trên thì số nợ bên A nợ bên B còn là …..đ ( hoặc hết nợ)
Biên bản này có hiệu lực kể từ ngày ký.
– Biên bản được thành lập làm 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để làm cơ sở hạch toán.
| ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký và ghi rõ họ tên, có đóng dấu xác nhận) |
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký và ghi rõ họ tên, có đóng dấu xác nhận) |
6. Cách viết hóa đơn bù trừ công nợ
Hóa đơn bù trừ công nợ gồm năm phần, cụ thể:
Phần 1: Tên biên bản: Cần viết đúng Quốc hiệu Việt Nam, tên công ty và tên biên bản “ Biên bản cấn trừ công nợ “
Phần 2: Cần ghi rõ thông tin ngày giờ, nơi viết biên bản bù trừ công nợ để sau này làm căn cứ nếu có kiện tụng xảy ra
Phần 3: Cần ghi rõ các thông tin về họ và tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, quê quán, chức vụ, địa điểm làm việc của cả bên mua và bên bán để có thể xác xác minh được danh tính người chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Phần 4: Trình bày rõ ràng nội dung biên bản. Trong phần này cần ghi rõ việc bên bán nợ số tiền là bao nhiêu đối với bên mua và ngược lại. Và cách cấn trừ số số nợ này. Nếu không còn khoản nợ nào thì cũng cần phải được ghi rõ.
Phần 5: Chữ ký của cả bên bán và bên mua. Chữ ký sẽ được xác nhận sau khi cả bên bán và bên mua đã thỏa thuận và đồng ý những gì đã trình bày ở trên. Biên bản sẽ không có giá trị nếu không có chữ ký đại diện của bên mua và bên bán.
Tuy biên bản cấn trừ công nợ không có giá trị về mặt kinh tế nhưng nó có giá trị vô cùng lớn về mặt pháp lý. Biên bản này sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan nếu có tranh chấp xảy ra. Do vậy, cần phải hiểu rõ về cấn trừ công nợ, cách hạch toán cũng như cách lập biên bản công nợ.
Xem thêm:
- Chứng Từ Kế Toán Là Gì? Quy Định Chung Về Chứng Từ Kế Toán
- Tài Sản Là Gì? Cách Phân Loại Tài Sản Và Nguồn Vốn
- Bài Tập Lập Bảng Cân Đối Kế Toán Có Lời Giải
- Cách Học Nguyên Lý Kế Toán Hiệu Quả