Hóa đơn là chứng từ liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Nếu hóa đơn không đúng sẽ gây ra những hậu quả liên quan trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, khi nội dung của hóa đơn đã xuất không đúng thì bên liên quan phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và thực hiện các thủ tục theo quy định của pháp luật.
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là biên bản lập cùng với hóa đơn đã điều chỉnh và được sử dụng khi hóa đơn ghi sai ngày, số lượng, địa chỉ, nội dung của hóa đơn.
Hóa đơn điện tử có làm biên bản điều chỉnh được không?
Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót nhưng doanh nghiệp đã khai thuế thì phải lập biên bản điều chỉnh. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải có xác nhận của hai bên, mỗi bên lưu một bản và báo cáo cơ quan thuế khi kiểm tra.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ xảy ra các sai sót như sai ngày tháng, số lượng, tên hàng hóa hay sai địa chỉ người mua, khi phát hiện sai sót kế toán cần điều chỉnh lại hóa đơn điện tử đúng với thủ tục được Bộ Tài chính quy định. Khi đó, người mua và người bán cần lưu giữ hồ sơ điều chỉnh hóa đơn để xác nhận và sửa chữa những sai sót trên hóa đơn điện tử.
Vậy biên bản điều chỉnh hóa đơn là biên bản được lập để xác nhận và sửa chữa những sai sót trên hóa đơn điện tử.
2. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Trường hợp đã lập hóa đơn và giao cho người mua cùng hàng hóa hoặc dịch vụ; người mua và người bán đã khai thuế mà phát hiện sai sót thì người mua và người bán phải lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản trong đó ghi rõ lỗi và người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh để sửa lỗi.
3. Cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Bước 1: Tại hóa đơn điện tử cần điều chỉnh, chọn “Điều chỉnh” hoặc “Điều chỉnh định danh”
Trường hợp 1: Chọn “Điều chỉnh” (áp dụng khi hóa đơn điện tử sai đơn giá hoặc tổng tiền)
Bước 2: Điền thông tin hóa đơn điện tử cần điều chỉnh
Bước 3: Sau đó chọn “Tạo mới” để tạo Biên bản điều chỉnh hóa đơn, điền đầy đủ thông tin yêu cầu và chọn “Lưu biên bản”
Bước 4: Tiến hành điều chỉnh thông tin và chọn mức thuế phù hợp.
Lưu ý: Điều chỉnh tăng (ghi dấu “+”), điều chỉnh giảm (ghi dấu “-”)
Bước 5: Chọn “Ký” để xuất hóa đơn mới và gửi tới cục thuế.
Trường hợp 2: Chọn “Điều chỉnh định danh” (sử dụng khi hóa đơn điện tử sai thông tin về tên sản phẩm, đơn vị tính,…)
Bước 2: Chọn hóa đơn mẫu và hóa đơn cần điều chỉnh
Bước 3: Tiến hành giống với bước 3 trong trường hợp 1
Bước 4: Tiến hành giống với bước 4 trong trường hợp 1
Bước 5: Điền thông tin trong phần “Ghi chú”, sau đó chọn “Ký” để gửi tới cục thuế
4. Tổng hợp mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần thực hiện đúng với quy định của Bộ Tài chính để đảm bảo tính chính xác và thống nhất. Dưới đây là một số mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mà Giải đáp kế toán tổng hợp giúp các bạn.
– Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử khi ghi sai đơn giá
– Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử thuế giá trị gia tăng
– Biên bản điều chỉnh hóa đơn khi sai tên hoặc địa chỉ doanh nghiệp
5. Những Lưu Ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Các điều chỉnh đối với hóa đơn điện tử được thực hiện để sửa chữa các sai sót. Nhưng khi không nắm rõ quy định lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ dẫn đến sai sót nhiều hơn. Vì vậy, khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn cần lưu ý:
– Ngày lập hóa đơn điều chỉnh và ngày ghi trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải trùng khớp.
– Nội dung biên bản điều chỉnh phải ghi rõ: số hóa đơn điều chỉnh, thời gian lập hóa đơn, ký hiệu của hóa đơn, nôi dung cần điều chỉnh,…
– Doanh nghiệp khi phát hiện hóa đơn điện tử bị sai mà đã khai thuế thì ngoài việc lập biên bản điện tử điều chỉnh hóa đơn đúng, sai còn phải lập lại hóa đơn điều chỉnh bằng giấy.
– Nếu sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng số thuế thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
»»»» Review Khóa Học Kế Toán Ngắn Hạn Tốt Nhất Hà Nội TPHCM
– Biên bản điều chỉnh hóa đơn được bên mua và bên bán ký điện tử và được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Trường hợp người mua không có chữ ký điện tử thì người mua và người bán phải thỏa thuận bằng văn bản. Trong đó, lỗi được ghi rõ ràng và có chữ ký xác nhận của cả người mua và người bán.
6. Cách ký điện tử biên bản điều chỉnh hóa đơn
Khi đã hoàn thành quá trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, chọn “Ký” ở cuối trang giao diện để xác nhận tính chính xác của hóa đơn đã được điều chỉnh.
Trong quá trình sử dụng hóa đơn chắc chắn sẽ xảy ra những sai sót hay những sự cố không mong muốn mà pháp luật cho phép các cá nhân và doanh nghiệp có thể điều chỉnh. Với những thông tin trên hy vọng sẽ giúp các công ty, kế toán hiểu và nắm được những việc cần làm khi cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Từ đó, nhanh chóng giải quyết các vấn đề trong công việc trước khi ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp.
Xem thêm:
- Trình Tự Ghi Sổ Kế Toán Theo Hình Thức Nhật Ký Chung
- Bù Trừ Công Nợ Là Gì? Cách Hạch Toán Bù Trừ Công Nợ
- Cách Hạch Toán – Thủ Tục Thanh Lý Tài Sản Cố Định Chi Tiết
- Đóng Dấu Giáp Lai Là Gì? Cách Đóng Dấu Giáp Lai
- Mẫu Hợp Đồng Thuê Nhà – Cách Viết Hợp Đồng Thuê Nhà Mới Nhất