Đóng dấu giáp lai là một trong những hình thức đóng dấu phổ biến trong các văn bản. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách đóng dấu giáp lai sao cho chuẩn. Trong bài viết dưới đây Giải đáp kế toán chia sẻ đến bạn đọc cách đóng dấu giáp lai và cách phân biệt đóng dấu giáp lai và dấu treo.
1. Dấu giáp lai là gì?
Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án.
Tham khảo: [REVIEW] Khóa Học Kế Toán Online Ở Đâu Hiệu Quả Tốt Nhất
* Mục đích khi đóng dấu giáp lai
– Tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.
– Bảo đảm tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.
2. Cách đóng dấu giáp lai
Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng con dấu như sau:
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Như vậy, cách đóng dấu giáp lai chuẩn nhất là đóng vào mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy với mỗi dấu đóng không quá 05 tờ.
3. Phân biệt đóng dấu giáp lai với dấu treo
| Dấu treo | Dấu giáp lai
|
|
| Khái niệm | Đóng dấu treo là dùng con dấu của doanh nghiệp đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. | Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu doanh nghiệp đóng lên mép phải cửa các tờ của một văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu của doanh nghiệp |
| Trường hợp sử dụng | Dấu treo được đóng khi:
– Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo – Bản sao của các văn bản do chính doanh nghiệp ban hành. – Người ký văn bản không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp hoặc không phải là người quản lý doanh nghiệp có thẩm quyền sử dụng con dấu. |
Mọi văn bản có từ 2 tờ trở lên đều có thể được đóng dấu giáp lai. |
| Mục đích | – Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: Nhằm thừa nhận văn bản này do doanh nghiệp ban hành.
– Đóng dấu lên phụ lục: Nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính |
– Xác thực văn bản nhiều tờ
– Xác thực thứ tự các tờ. – Ngăn ngừa việc thay đổi, giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó. |
| Cách đóng dấu | – Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp
– Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: Dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục
|
– Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau.
– Đóng vào giữa mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản. |
| Đối tượng sử dụng | – Văn bản hành chính, văn bản nội bộ doanh nghiệp
– Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục cả các loại văn bản, hợp đồng này. – Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán – Bản sao các văn bản do doanh nghiệp sao y. |
Tất cả văn bản có từ 2 tờ trở lên.
|
| Tính pháp lý | Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng”, “Chứng thực”, thừa nhân văn bản này do doanh nghiệp ban hành hoặc khẳng định là một phần của văn bản chính | Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 1 phần của văn bản, theo thứ tự đặc định. |
Trên đây Giải đáp kế toán đã chia sẻ về khái niệm và cách đóng dấu giáp lai, hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với bạn đọc.
Xem thêm:
- Chứng Từ Kế Toán Là Gì? Quy Định Chung Về Chứng Từ Kế Toán
- Tài Sản Là Gì? Nguồn Vốn Là Gì? Cách Phân Loại Tài Sản Và Nguồn Vốn
- Bài Tập Lập Bảng Cân Đối Kế Toán Có Lời Giải